Was gibt es bei einem Umzug der Firma zu berücksichtigen?

Braucht der Betrieb mehr Platz, dann ist ein Umzug unumgänglich. Daneben gibt es noch andere Gründe, warum ein Unternehmen seinen Standort wechselt. Ein Firmenumzug ist ein organisatorisches Großprojekt, bei dem unzählige Punkte zu planen sind. Hier gibt es einen Überblick über die wichtigsten Aufgaben beim Umzug des Unternehmens.

Rechtzeitig planen und Strategie ausarbeiten

Ist der Entschluss zum Umzug gefasst, dann kann die Planung nicht früh genug beginnen. Der erste Schritt ist es, einen geeigneten neuen Standort zu finden. Dabei entscheidet eine Reihe von Faktoren darüber, welcher Ort geeignet ist.

Für viele Firmeninhaber ist ausreichend Raum für die Expansion ausschlaggebend. Dabei sollte nach Möglichkeit auch an Platz für zukünftige Erweiterungen gedacht werden. Mindestens ebenso wichtig ist die Infrastruktur. Sind die Stromanschlüsse ausreichend für die eigenen Bedürfnisse, oder sind vorab Investitionen erforderlich? Auch die Nähe zu Kunden und Lieferanten kann entscheidend sein.
Ist der richtige Platz gefunden und steht der Umzugsort fest, dann beginnen die konkreten Planungen. Dafür sollten Betriebe drei bis sechs Monate veranschlagen. Grundsätzlich benötigen größere Unternehmen allein durch den Aufwand mit dem Inventar mehr Zeit für den Umzug. Jetzt ist auch der richtige Zeitpunkt, die Mitarbeitenden über die Pläne zu informieren und einen groben Fahrplan für den Umzug zu benennen, auch wenn der konkrete Zeitpunkt noch nicht feststeht.

Dann gilt es, einen Schritt-für-Schritt-Plan zu erstellen, der den Umzug in Phasen und Aufgaben teilt. Dabei hilft eine Checkliste, in der alle Punkte festgehalten werden, die zum Umzug gehören. Dank der Strategie lassen sich die Punkte mit einem klaren Zeitplan angehen, und nichts wird übersehen. Ebenfalls recht frühzeitig ist eine Meldung an die Geschäftsinhaltsversicherung wichtig. Oftmals sind bestimmte Bedingungen an die Konditionen geknüpft, wie etwa eine Einbruchmeldeanlage. Dies muss auch am neuen Standort sichergestellt sein, oder die Versicherung muss angepasst werden. Gleiches gilt für andere Versicherungen, die mit dem Unternehmen, dem Standort oder den Maschinen verknüpft sind.

Umzug des Firmeninventars planen

Jedes Unternehmen besitzt eine Menge an Inventar, das sich aus Verbrauchsmaterialien, Werkzeugen und Maschinen zusammensetzt. All diese Dinge wollen auf geplante Weise zum neuen Standort verlegt werden. Alternativ gibt es Szenarien, in denen Unternehmen alte Maschinen im Zuge des Firmenumzugs ausmustern. Dafür ist es wichtig, frühzeitig einen Plan zu erstellen und bereits für Ersatz zu sorgen. Bestimmte Maschinen – speziell Sonderanfertigungen – haben eine längere Lieferzeit. Wer sich zu spät darum kümmert, der steht eventuell zeitweilig ohne Maschinen da und kann die Produktion am neuen Standort nicht aufnehmen. Eine Inventurliste stellt sicher, dass die gesamte Einrichtung am neuen Firmenstandort ankommt und dort auch gleich am richtigen Platz einsortiert wird.

Konkrete Organisation des Umzugs: Die vielleicht wichtigste Aufgabe

Der gesamte Umzug ist in vielen Fällen ein enormer Akt, der sich über mehrere Phasen und Tage zieht. Im Mittelpunkt steht üblicherweise ein Hauptumzugstag, an dem ein professionelles Umzugsunternehmen behilflich ist. Es sollte frühzeitig ausgewählt werden und in die Planung involviert sein. Gerade bei schweren und unhandlichen Maschinen ist es wichtig, dass das Umzugsunternehmen exakt weiß, worauf es sich einstellen muss. Umzugsunternehmen kommen aus diesem Grund in der Regel vor Ort vorbei und begutachten die Menge des Umzugsguts.

Entscheidend beim Umzug ist nicht nur der Transport, sondern auch die Leistungen vorher und nachher. Übernimmt das Umzugsunternehmen den Abbau der Maschinen am alten Standort und unterstützt beim Aufbau am neuen Firmensitz? Wichtig sind die Montage-, Transport- und Technikfähigkeiten des Umzugsunternehmens. Daher sollte ein professionelles Unternehmen mit Erfahrung mit Firmenumzügen gewählt werden.
Ebenfalls ein wichtiger Punkt ist die Haftung. Das Umzugsgut ist standardmäßig mit 620 Euro pro Kubikmeter versichert. Oftmals ist dies bei Maschinen und Werkzeugen von Unternehmen nicht ausreichend. Gerade dann, wenn zum Firmeninventar wertvolle Maschinen und Elektronik gehören, ist es sinnvoll, eine zusätzliche Transportversicherung abzuschließen. Meistens ist dies über das Umzugsunternehmen möglich. Dies sollte frühzeitig und vor dem eigentlichen Umzug zur Sprache kommen. Üblicherweise ist eine Absprache mit dem Umzugsunternehmen ausreichend, um die Versicherungsdeckung anzupassen.

Dann ist es wichtig, den neuen Firmenstandort auf den Umzug vorzubereiten. Die neuen Räumlichkeiten sollten sauber und bereit für die Maschinen und das sonstige Umzugsgut sein. Sind die Kisten nach einem System markiert (beispielsweise mit Buchstaben oder nach Räumen), dann gelangt das Umzugsgut am neuen Standort direkt an den richtigen Bestimmungsort. Das spart viel Zeit und verhindert Chaos. Natürlich müssen am neuen Standort die Räume ebenfalls entsprechend gekennzeichnet sein.

Die bürokratische Seite: Diese Punkte müssen Betriebe abarbeiten

Bei einem Firmenumzug ist die Bürokratie auf keinen Fall zu vernachlässigen. In diesem Bereich wartet eine Menge Arbeit – vor allem mit Meldungen bezüglich der Adressänderung. Zu den wichtigsten Aufgaben gehört die Gewerbeummeldung. Erfolgt der Umzug innerhalb einer Gemeinde, dann ist eine Ummeldung beim eigenen Gewerbeamt ausreichend. Wechselt der Betrieb jedoch die politische Gemeinde, dann muss das Gewerbe zunächst am alten Standort abgemeldet werden. Danach erfolgt eine neue Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt, das am neuen Sitz zuständig ist. Nach demselben Prinzip verläuft die Ummeldung bei der Handwerkskammer.

Eine größere Aktion ist auch die Ummeldung im Handelsregister. Sowohl Kaufleute als auch Kapitalgesellschaften müssen den aktuellen Gesellschaftssitz in das Handelsregister eintragen lassen. Eine Aktualisierung der Geschäftsanschrift muss in notariell beglaubigter Form eingereicht werden – und zwar immer bei bisher zuständigen Registergericht. Wichtig ist zudem die Ummeldung beim Finanzamt. Durch den Umzug ist es möglich, dass sich das zuständige Finanzamt ändert. Dabei ändert sich mitunter auch die Steuernummer. Die Umsatzsteueridentifikationsnummer bleibt hingegen bei einem Umzug gleich.
Weiterhin muss die Adressänderung allen Sozialversicherungsträgern und der Berufsgenossenschaft mitgeteilt werden. Beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit ist die Geschäftsadresse ebenfalls hinterlegt und muss aktualisiert werden. Beim Stammdatenmanagement der Generalzolldirektion muss die Adresse des Unternehmens aktuell sein. Zuständig ist der Dienstort Dresden, wobei eine Meldung online oder per Formular möglich ist. Für den Änderungsantrag sind ein neuer Handelsregisterauszug oder die neue Gewerbeanmeldung erforderlich.

Dann bleiben noch Banken und Versicherungen, mit denen das Unternehmen Geschäftsbeziehungen pflegt. Unternehmen mit eigener Webseite sollten zudem nicht vergessen, im Impressum die Adresse zu aktualisieren. Hat der Betrieb Fahrzeuge, die auf das Unternehmen zugelassen sind, dann ist eine Ummeldung bei der Zulassungsbehörde erforderlich.

Zu guter Letzt ist es auch wichtig, die eigenen Lieferanten zu informieren. Viele Betriebe beziehen Dauerlieferungen oder haben als Stammkunden ein festes Konto bei Lieferanten. Dann ist es wichtig, die Adressänderung zu kommunizieren oder, wenn möglich, selbst im Kundenkonto vorzunehmen. Gerade dabei ist das Datum wichtig, um Lieferungen zum falschen Standort zu vermeiden. Für alle anderen Briefe und Dokumente auf dem Postweg wird ein allgemeiner Nachsendeantrag bei der Post eingerichtet.